Avoin TKI-toiminta Laureassa: Aineistojen tallentaminen ja organisointi

Aineistojen tallentaminen ja organisointi

Hankkeessa kerätyn aineiston hyvät tallennus- ja dokumentointikäytännöt

  • auttavat välttämään virheitä ja sekaannuksia sekä helpottavat aineiston jakamista eri toimijoiden kesken
  • varmistavat, että aineistot ovat löydettävissä ja käytettävissä tarvittaessa vielä hankkeen jälkeenkin

Tietoturvan varmistaminen on oleellinen osa tallentamista. Tietoturvan varmistaminen edellyttää muun muassa organisaation tietoturvaohjeistuksen noudattamista ja erilaisia teknisiä toimenpiteitä, joilla varmistetaan tiedon luottamuksellisuus.

Tällä sivultä löydät tietoa tiedostojen hallintaan sekä aineistojen tallentamiseen ja tietoturvaan liittyvistä asioista.

Tiedostojen tallentaminen ja tietoturva

Tiedostojen tallennuspaikan valintaan vaikuttavat mm. hankkeen toimijoiden yhteistyötarpeet, tiedostojen koko ja luonne.
 

Laurean verkkolevyasema Oma verkkolevyasema (K-asema) Turvallinen säilytyspaikka ja sen sisältö  varmuuskopioidaan säännöllisesti.
Pilvipalvelut Esim. Office 365 ja Google Drive, mahdollistavat aineistojen tallentamisen yli organisaatiorajojen ja helpottavat täten aineistojen yhteiskäyttöä.
 

Pilvipalveluihin ei tule laittaa esimerkiksi opintosuorituksia, opiskelijoiden arviointeja, tutkimussuunnitelmia, henkilötietoja,  liike- tai ammattisalaisuuksia arkistointi- tai säilyttämisvelvollisuuden alaiset aineistoja tai muita aineistoja, joihin liittyy tietoturvariski.

Korkeakoulujen yhteinen arviointiryhmä on koonnut arviointisivuston, jossa on arvioitu eri pilvipalveluiden tietoturvan tasoa ja palvelun soveltuvuutta käytettäväksi organisaation toiminnassa.

Arviointisivuston osoite: pilviohje.eduuni.fi

Kansalliset palvelut

IDA - tutkimusdatan säilytyspalvelu
Fairdata-palvelukokonaisuuteen sisältyvä tutkimusdatan säilytyspalvelu.

Soveltuu hankkeen aikaiseen datan tallettamiseen ja datan jakamiseen käyttäjien kesken. Myös valmis data voidaan säilyttää IDAssa muuttumattomassa tilassa.


eDuuni

Eduunin asiakkaita voivat olla koulutuksen, tieteen ja kulttuurin kohdealueella toimivat organisaatiot tai verkostot.

 

ePouta - CSC:n palvelu sensitiivisen datan käsittelyyn

 

Ei sovellu arkaluontoisia henkilötietoja tai biometrisiä tunnisteita sisältävälle datalle eikä myöskään raskaassa käytössä olevalle  laskentadatalle tai jatkuvasti muuttuvalle datalle.

Korkeakouluille on varattu IDAaan maksuttomat säilytyskiintiöt.

IDAn käyttöoikeuksia myöntävät korkeakoulujen IDA-yhteyshenkilöt. Laurean IDAn yhdyshenkilö on Minna Marjamaa.
 

 

Sähköisen työskentelyn ja verkostoitumisen palveluympäristö, joka mahdollistaa joustavan ja turvallisen yhteistyön yli organisaatio- ja ekosysteemirajojen. Maksullinen.

 

Laurealla käytössä sensitiivisen datan jakoon ja käsittelyyn. Jos tarvitset palvelun käyttöön, ota yhteyttä: datamanagement@laurea.fi

 

 

Tietoturva

  • Tietoturvasta huolehtiminen on tärkeää aina, mutta erityisen tärkeää se on silloin, kun on kyse arkaluontoisesta aineistosta.
  • Tietoturvan varmistamiseen kuuluu aineiston tuhoutumisen, vahingoittumisen ja muuttumisen tai varastamisen estäminen sekä pääsy- ja käyttöoikeuksien hallinta.
  • Myös varmuuskopiointi on osa tietoturvaa.

Tiedostojen hallinta

Tiedostojen organisointi ja nimeäminen
  • Nimeämiskäytännöt on hyvä suunnitella ja sopia projektin alussa 
  • Nimeämisen tulee olla johdonmukaista ja selkeää
  • Nimien ei tulisi olla liian pitkiä kuin ei myöskään liian lyhyitä
  • Hyvä tiedostonimi on loogisesti jäsennetty ja se kertoo sisällöstä (esim. projektin nimi, aineiston nimi, tekijä, pvm vuosi-kk-pv versionumero)
  • Käytä tarvittaessa lyhenteitä. Lyhenteiden merkitys tulee dokumentoida, jotta lyhenteet ovat ymmärrettävissä. 
  • Vältä erikoismerkkejä

Systemaattiset aineistojen organisointi ja dokumentointi helpottavat hankkeen aineistojen löytymistä ja käyttöä hankkeen aikana ja luovat edellytykset myös aineistojen mahdolliselle jatkohyödyntämiselle.

Tiedostomuodon (tiedostoformaatin) valinta
  • Tiedostomuodon  valinta kannattaa tehdä varhaisessa vaiheessa, jotta vältytään esimerkiksi turhilta formaatinmuutoksilta.

  • Tiedon siirtäminen formaatista toiseen ei yleensä onnistu täydellisesti, jotain tietoa saattaa hävitä, esim. tekstin muotoilut, taulukoiden tietosisältö, kuvien resoluutio tai äänenlaatu.

  • Tiedostomuodon tulisi olla sellainen, joka on käytettävissä mahdollisimman pitkään. Kokonaan ohjelmistoriippumattomia tallennusformaatteja ei kuitenkaan ole tarjolla.

Yleisiä tiedostoformaatteja, joita useimmat eri ohjelmistot tukevat:

Teksti:
txt, .odt., .rtf, .csv, PDF/A, .html,.xml

Kuva: jpeg, tiff

Video: MPEG-4 (.mp4)

Ääni:  FLAC

Lisätietoja:

UK Data Service

Tietoarkisto: AIneistonhallinnan käsikirja: tiedostoformaatit ja ohjelmistot

Dokumentointi

Aineiston hyvällä dokumentointilla varmistetaan aineiston ymmärrettävyys. Dokumentointavia asioita ovat mm.

  • miten aineisto on kerätty
  • miten sitä on käsitelty, kuka ja milloin
  • käytetyt laitteet ja ohjelmistot
  • muuttujien arvot
  • käytetyt koodit ja lyhenteet
  • eri versioiden hallinta
  • laadunvarmistusprosessit
  • muu tieto, jolla varmistat aineiston ymmärrettävyyden

Datan yhteyteen on hyvä tehdä erillinen readme.txt-tiedosto, jossa kokonaisuus ja dokumentointi on kuvailtu.

 

 

Laurea-kirjasto | Laurea Library