Avoin TKI-toiminta Laureassa

Aineistonhallintakäytäntöjen tulisi perustua ns. FAIR-periaatteisiin, joiden mukaisesti aineiston tulee olla löydettävissä (Findable), saavutettavissa (Accessible), yhteentoimivaa (Interoperable) ja uudelleen käytettävissä (Re-usable).

DMPTuuli työkalun sisältämät kysymykset ohjaavat kiinnittämään huomiota aineistojen hallintaan FAIR-periaatteiden mukaisesti hankkeen elinkaaren eri vaiheissa. Kysymykset jakaantuvat seuraaviin teemoihin:

• Aineiston yleiskuvaus
• Eettisten periaatteiden ja lainsäädännön noudattaminen  
• Dokumentointi ja metatiedot
• Tallentaminen ja varmuuskopiointi tutkimushankkeen aikana
• Aineiston avaaminen, julkaiseminen ja arkistointi tutkimushankkeen päätyttyä

Työkalu sisältää myös vinkkejä hyvistä aineistonhallintakäytännöistä.

• Luo palveluun oma tili. Jos haluat jatkossa kirjautua palveluun HAKA-tunnuksilla, käy liittämässä HAKA-tunnus käyttäjätietoihisi (Edit profile)
• Valitse "Create a new plan". Sen jälkeen Kirjoita projektin nimi, Valitse organisaatioksi Seinäjoen ammattikorkeakoulu ja Valitse rahoittaja.
• DMPTuulin käyttöliittymä ja ohjeet ovat englanniksi. Suomenkieliset ohjeet saatavissa erillisenä tiedostona (katso liite alla).
• Katso myös tarvittaessa Ohje arkaluonteisia henkilötietoja sisältävän datan hallinnan suunnitteluun

AIneistonhallintasuunnitelman sisältö

Aineistonhallintasuunnitelmassa on yhteensä kuusi pääkohtaa, jotka täytyy käsitellä omassa suunnitelmassa. DMPTuulin pohjissa pääkohdat ovat aina samat.

1. Aineiston yleiskuvaus
   1. Aineiston yleiskuvaus: Kerättävä tai olemassa oleva aineisto ja sen ominaisuudet
   2. Aineiston laadun varmistaminen
2. Eettiset periaatteet, lainsäädäntö ja henkilötietojen käsittely
3. Aineiston dokumentointi ja metadadata
4. Tallentaminen, tietoturva ja varmuuskopiointi hankkeen aikana
5. Aineiston avaaminen, julkaiseminen ja arkistointi hankkeen päätyttyä
6. Aineistonhallintaa koskevat vastuut ja resurssit

1.1. Aineiston kuvaus: Kerättävä tai olemassa oleva aineisto ja sen ominaisuudet
Kuvaa lyhyesti tai tee taulukko tai luettelo keräämästäsi ja/tai tuottamastasi tai olemassa olevasta aineistosta, ja niiden ominaisuuksista (tyyppi, tiedostomuoto, koko, käyttöoikeudet, keruumenetelmät). Jos keräät ja käsittelet henkilötietoja tai muutoin luottamuksellisia tai salassa pidettäviä tietoja, erittele ne listaan tai taulukkoon arkaluonteisuuden perusteella.

1.2. Aineiston laadun varmistaminen
Kuvaa lyhyesti, miten varmistetaan, että aineisto ei epähuomiossa muutu ja alkuperäinen tietosisältö säilyy.  Kuvaa suunnitelmassa lyhyesti, miten varmistetaan, että aineisto ei epähuomiossa muutu ja alkuperäinen tietosisältö säilyy. Kuvaa miten aineisto pysyy virheettömänä koko sen elinkaaren ajan, esim. muunnettaessa tai siirrettäessä tietoja tai tiedostoja järjestelmistä tai analyysin aikana.

Vinkit:
● Tallenna alkuperäinen aineisto erilleen ennen kuin alat analysoida ja muokata sitä.
Laatuun voivat vaikuttaa mm. tietojen syöttäminen, ääni- ja kuvatallennuksen tekninen toteutus, aineistojen nimeäminen ja järjestäminen sekä muuttujien nimeäminen ja litterointi. Mieti, miten aineisto organisoidaan hankkeen aikana kuvaamalla nimeämiskäytännöt ja kansiorakenne.
● Ota kyselyaineistosta alkuperäinen data taulukkomuodossa talteen ennen kuin alat käsitellä sitä. Voit laskea tarkistussummia.

Aineistonhallintasuunnitelman keskeisin kohta on kohta kaksi: Eettiset periaatteet, lainsäädäntö ja henkilötietojen käsittely

Seuraavat teemat ovat keskeisiä kohdassa kaksi:

• 2.1  Käsitteletkö henkilötietoja ( = tunnisteellisia tietoja, joiden avulla henkilö voidaan tunnistaa joko suoraan tai epäsuorasti)?
• 2.2 Yksilöi käsittelemäsi henkilötiedot.
• 2.3  Kuka on henkilötietoja sisältävien aineistojen rekisterinpitäjä?
• 2.4  Mikä on henkilötietoja sisältävien aineistojen käsittelyn oikeusperusta?
• 2.5  Mitkä listalla olevista henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä korkean riskin ehdoista täyttyvät tutkimuksessasi?
• 2.6 Edellyttääkö henkilötietojen käsittely vaikutustenarviointia?
• 2.7 Miten anonymisoit ja pseudonymisoit tutkittavien tietoja tutkimuksen aikana?
• 2.8 Selvitä, tarvitsetko eettistä ennakkoarviointia.
• 2.9 Tarvitsetko aineiston keräämiseen tutkimuslupia?
• 2.10 Mitä luottamuksellisia tietoja tutkimuksessasi käsitellään (muita kuin henkilötietoja)?
• 2.11 Mitä aineiston omistusoikeuksiin, käyttöön tai käsittelyyn liittyviä sopimuksia hankkeessa tehdään?
• 2.12 Käytätkö tai tuotatko tutkimuksessasi tekijänoikeuksilla tai muilla immateriaalioikeuksilla suojattua tutkimusaineistoa?
• 2.13 Mitä muuta tutkimusaineistoosi liittyvää lainsäädäntöä tai eettistä ohjeistusta sinun tulisi erityisesti huomioida?

Aineistoa kannattaa dokumentoida koko hankkeen ajan niin, että itse ja ulkopuolinenkin ymmärtää, millaista aineisto on ja kuinka sitä voidaan käyttää. Mieti, miten itse tarpeen tullen palautat vuosien kuluttua mieleesi, mistä aineistosi koostuu.

3.1. Aineiston dokumentointi

Pystytkö kertomaan, mitä aineistolle on tapahtunut tutkimuksen teon aikana? Aineiston dokumentointi on keskeisessä osassa aineistoon tehtyjen muutosten jäljittämisessä. Aineiston käsittelyn vaiheista tehdään vähintään omat muistiinpanot. Esittele käytetyt termit, muuttujien nimet, koodit ja lyhenteet.
Aineiston dokumentointi kuvaa, miten hankkeen aineisto on tuotettu, mitä se sisältää ja miten sitä on käsitelty. Ilman riittävän tarkkaa tietoa kontekstista tutkimusaineistot ovat usein hyödyttömiä.

Aineiston dokumentointiin voi käyttää seuraavia työkaluja:

• aineiston mukana kulkevaa readme-tiedostoa, jossa kuvataan aineiston pääasiat, kuten muuttujat, tiedostomuodot yms.
• tutkimuspäiväkirjaa
• erillistä dokumenttia, johon kirjaat aineiston pääasiat, kuten tehdyt muutokset, analyysin vaiheet sekä esim. muuttujien merkitykset.

3.2. Aineiston järjestys ja eheys

Aineistosta on tärkeää huolehtia koko prosessin ajan. Miten pidät aineistosi järjestyksessä ja ehyenä ja vältät sen tahattomat muutokset?
Alkuperäisellä aineistolla tarkoitetaan esimerkiksi laadullisessa haastattelututkimuksessa kaikkien litteroitujen haastattelujen muodostamaa kokonaisuutta. Aineistoa analysoitaessa siitä syntyy erilaisia versioita. Esimerkiksi teemoittelu tuottaa yhden version aineistosta ja se tulee tallentaa omana kokonaisuutenaan.

Vinkit aineiston eheyden säilyttämiseen:

• Säilytä alkuperäisen aineisto erillään hankkeen aikana käytetystä aineistosta,jotta voin palata alkuperäiseen, jos tarvetta ilmenee.
• Versionhallinta: mieti jo ennen prosessin alkua, miten nimetä eri aineistoversiot ja noudattaa versionhallintatapaa systemaattisesti.
• Tiedosta jo  alussa aineiston elinkaari, ja varaudu tilanteisiin, joissa data saattaa huomaamatta muuttua, kuten esim. nauhoitus, litterointi, konversio toiseen tiedostomuotoon, tallentaminen jne.