Opas opinnäytetyön aineistonhallintaan, tietosuojaan ja tutkimusetiikkaan

Datan loppuunkäsittely
Kun opinnäytetyö valmistuu, opinnäytetyön aineisto täytyy käsitellä loppuun. Opiskelijalla on velvollisuus säilyttää dataa puoli vuotta valmistumisen jälkeen. Data täytyy aktiivisesti ja tietoisesti joko valmistella tuhoamista varten tai tehdä toimia datan säilyttämiseksi jatkokäyttöä tai avaamista varten.

Seuraavat päätökset täytyy tehdä opinnäytetyön datasta:

• tuhotaanko vai säilytetäänkö aineisto tai osa siitä
• minne säilytettävä aineisto säilötään ja pitääkö se anonymisoida
• voidaanko aineisto tai osa siitä avata muiden käyttöön

Aineiston tuhoaminen

Yleisin käytäntö datan loppuunkäsittelemiseksi on datan tuhoaminen kuuden kuukauden jälkeen opinnäytetyön valmistumisesta.

Tuhoa opinnäytetyösi aineisto seuraavissa tapauksissa:

• Et ole etukäteen informoinut tutkittavia aineiston jatkokäytöstä.
• Henkilötietotietoja sisältävää aineistoa ei tulla anonymisoimaan.
• Et ole sopinut korkeakoulun tai toimeksiantajan kanssa muuta.

• Jos osallistujia ei ole informoitu aineiston jatkokäytöstä tai avaamisesta eikä siitä ole sovittu työelämän edustajan kanssa, aineistoa ei voi jatkokäyttää eikä avata. Tämä koskee myös esim. suoraan datasta lainausten nostamista yrityksen markkinointimateriaalin tai some-viestintään.
• Jos opinnäytetyön aineisto sisältää henkilötietoja tai muita luottamuksellisia tietoja, esimerkiksi yrityksen tietoja, dataa ei voi säilyttää anonymisoimattomana, jatkokäyttää tai avata.
  • nämä tiedot tulee joko anonymisoida tai tuhota, sillä niihin sisältyy tietosuojariski tai riski yrityksen mainehaitasta.
• Kannattaa myös keskustella toimeksiantajan kanssa, käytetäänkö yrityksen tai organisaation nimeä opinnäytetyön raportissa sellaisenaan vai puhutaanko esimerkiksi yritys X:stä.

Aineiston jatkokäyttö tai avaaminen

Opinnäytetyön suunnittelu- ja sopimusvaiheessa kannattaa huomioida, halutaanko aineistoa käyttää sen valmistuttua.

Jos opinnäytetyötä aloitettaessa vaikuttaa sitä, että 

• aineistoa voisi hyödyntää työelämäkumppanin yrityksessä tai organisaatiossa kehittämiseen tai markkinointiin tai 
• aineistoa voisi jatkokäyttää joku toinen opiskelija tai Laurea

se täytyy mahdollistaa suunnittelutoimin ja kirjata aineistonhallintasuunnitelmaan.

Jatkokäytön onnistuminen tulee varmistaa etukäteen ja dataa kerättäessä/käsiteltäessä:

• työelämäkumppanin kanssa laaditussa sopimuksessa 
• tutkimusluvassa
• tutkittavia informoitaessa ja suostumuksia otettaessa
• noudattamalla hyviä aineistonhallinnan käytänteitä
• anonymisoimalla data.

Jälkikäteen lupien kysyminen voi osoittautua mahdottomaksi, joten jos suunnittelet aineistollesi jatkokäyttöä, ota se huomioon jo aineistonhallintasuunnitelmassa. 

Aineiston anonymisointi
Aineiston anonymisointi tarkoittaa sitä, että aineisto käsitellään niin, ettei se sisällä enää mitään tunnisteellista henkilötietoa. Tämä tarkoittaa, ettei henkilöä voi aineistosta enää tunnistaa kohtuullisin keinoin. Myös organisaation tai yrityksen tiedot tai muut luottamukselliset tiedot voidaan anonymisoida aineistosta. 

• Avovastauksissa joku voi kertoa erinäisiä asioita itsestään
• Kyselylomakkeelle tallentuu vastaajan IP-osoite
• Haastattelututkimuksessa ihminen alkaa oma-aloitteellisesti puhua tunnisteellisesta tai arkaluoteisesta asiasta.