Opas hankkeiden aineistonhallintaan

Hankkeen sopimukset

Hankkeessa kerättyjen aineistojen ja syntyvien tulosten vastuullinen hyödyntäminen edellyttää, että hankkeen sopimuksissa on luotu sille perusta.

Sopimukset hankkeessa:

• Hankkeessa tehdään rahoittajan mukaan rahoitussopimus sekä
• partnereiden kanssa yhteistyösopimus.
• Lisäksi hankkeessa tehdään sopimukset oikeudensiirroista Laurean sekä hankkeeseen osallistuvien Laurean työntekijöiden ja opiskelijoiden välillä.

Hankkeesta riippuen voi olla tarpeen tehdä myös erillisiä sopimuksia esimerkiksi salassapidosta, aineistojen käyttöoikeuksista, tulosten omistus- ja käyttöoikeuksista sekä tulosten jatkohyödyntämisestä ja kaupallistamisesta. 

Yhteiset pelisäännöt helpottavat toimimista hankkeessa. Tutkimusaineistoa koskevat selkeät hallinnolliset suhteet mahdollistavat myös tutkimusaineiston tehokkaan jatkokäytön. Hankkeessa on tärkeää määrittää hankkeeseen osallistuvien tehtävät, vastuut ja oikeudet.

Seuraavia kysymyksiä aineiston osalta on hyvä miettiä:

• sopimuksen salassapitovelvoitteet: käsitelläänkö hankkeessa luottamuksellisia tietoja; mitä velvoitteita siitä seuraa
• omien tulosten julkaiseminen ja hankkeessa syntyvät opinnäytetyöt: onko julkaisemisoikeutta sopimuksella rajoitettu?
• tulosten omistusoikeudet: kenelle tulokset kuuluvat; sille osapuolelle, joka on aikaansaanut tulokset vai esim. rahoittajalle (yleinen ehto rakennerahastohankkeissa)
• tulosten käyttöoikeudet: kenelle käyttöoikeuksia luovutetaan; pitääkö käyttöoikeuksista maksaa jotain vai luovutetaanko ne ilmaiseksi
• oikeudet tausta-aineistoon: tuoko joku sopijapuoli hankkeeseen hankkeen ulkopuolella aikaansaatuja tuloksia eli tausta-aineistoa; kuka saa hyödyntää tausta-aineistoa
• oikeudet tutkimusaineistoon: kenellä on oikeudet hankkeessa kerättyihin tutkimusaineistoihin
• tekijyys: kenellä on tekijyys aineistosta ja sen pohjalta tehdyissä julkaisuissa
• jatkokäyttö: kenellä on oikeus päättää tutkimusaineiston jatkokäyttöön luovuttamisesta sekä jatkokäytölle asetettavista ehdoista; voiko aineistoa jatkokäyttää ja kuka sitä voi jatkokäyttää.

Tarvitaanko erillinen sopimus aineistosta?

Hankkeen kannalta merkityksellisistä seikoista on voitu sopia jo osana rahoitussopimusta tai sopimuksessa partnereiden kanssa tai asiasta voidaan sopia osana aineistonhallintasuunnitelmaa. Niitä voidaan pitää ainakin niiden laatimiseen osallistuneiden tutkijoiden välisinä, sitovina sopimuksina. Erillinen sopimus tarvitaan, mikäli sopimus tai aineistonhallintasuunnitelma ei ole tarpeeksi kattava.

Tarkastuslistana arkistoinnin kannalta voidaan käyttää seuraavaa listaa. Erillinen sopimus voi olla tarpeellinen, mikäli seuraavista asioista ei ole yksiselitteisesti ennakolta sovittu kaikkien tutkijoiden välillä:

• Mitkä aineistot on tarkoitus luovuttaa jatkokäyttöön?
• Mikäli yksi tai useampi tutkija on tuonut tutkimushankkeeseen mukaan aiempaa tutkimusaineistoa, sisällytetäänkö tämä jatkokäyttöön luovutettavaan aineistoon?
• Milloin aineisto (tai osia aineistosta) voidaan luovuttaa jatkokäyttöön? (Esimerkiksi ennalta määrätty aikataulu tai julkaisujen valmistuminen)
• Mihin käyttötarkoituksiin aineisto luovutetaan (pelkästään tutkimus vai lisäksi myös opetus- ja opiskelukäyttö)?
• Kenellä on oikeus tehdä arkistointisopimus tutkimusaineistosta?
• Halutaanko jatkokäytölle asettaa ehtoja?
• Mikäli jatkokäyttö halutaan tehdä luvanvaraiseksi, kuka päättää luvan myöntämisestä?

oska Laurealla ei ole omaa lakipalvelua, käytetään sopimusten laatimisessa ulkopuolisia asiantuntijoita. Myös Laurean sopimuskumppaneiden laatimat sopimukset tarkistetaan aina ennen allekirjoitusta.

Creative Commons -lisenssit

Kun opinnäytetyön tuotos, aineisto, raportti tai oppimateriaali avataan muiden käytettäväksi, on syytä määritellä käyttöoikeudet.

Creative Commons (CC) -lisenssi on yleisesti käytetty avoin lisenssi, joka mahdollistaa tekijänoikeuden alaisten töiden jakamisen jakamisen ja käyttämisen avoimesti.
Lue lisää lisensseistä ja niiden käytöstä Laurean hankkeissa tämän oppaan kohdasta Creative Commons -lisenssit.

Oikeuksienluovutussopimus ja lisensointi

Voiko tekijä oikeuksienluovutussopimuksen allekirjoitettuaan lisensoida hankkeen tuotokset itse ja voidaanko ne lisensoida avoimella lisenssillä?

Hankkeissa henkilöstö luovuttaa tulosten omistusoikeuden Laurealle allekirjoittamalla oikeuksienluovutussopimuksen. Laurea päättää tulosten käytöstä rahoittajan ehtojen sallimissa rajoissa, mukaan lukien CC-lisensiointi. Laurean menettelytapaohjeiden mukaisesti TKI-vararehtori päättää hankkeissa syntyvän aineiston avoimesta lisensioinnista, ja hän voi delegoida tämän päätöksenteon. Jos hankkeen aie- tai yhteistyösopimuksessa on jo todettu, että aineisto avataan tietyllä lisenssillä, niin allekirjoitettu sopimus riittää päätöksenteoksi. Ole siis tarvittaessa yhteydessä TKI vararehtoriin päätöksentekoa varten.

Jos CC-lisenssiin merkitään oikeuksien haltija, joka lisensioinnissa luovuttaa oikeuksia, se on Laurea. Jos taas tekijöitä, niin silloin henkilö ja Laurea.