Opas hankkeiden aineistonhallintaan

Miksi aineistonhallintasuunnitelma?

Tässä osiossa käsitellään perusasiat aineiston suunnittelusta ja siihen tarvittavista työkaluista Laureassa.

Aineistonhallintasuunnitelma (Data Management Plan, DMP) on dokumentti, johon kuvataan, kuinka TKI-aineistoja kerätään ja hallitaan hankkeen aikana ja hankkeen aktiivivaiheen jälkeen.

Aineistonhallintasuunnitelma laaditaan aina, kun TKI-hankkeessa kerätään aineistoa selvitys- tai tutkimuskäyttömielessä. Jos rahoittaja vaatii, suunnitelma tehdään jo rahoituksen hakuvaiheessa. Jos suunnitelmaa ei vaadita hakuvaiheessa, se tehdään sitten, kun hanke on saanut rahoituspäätöksen tai kun tiedetään, että hankkeessa kerätään dataa.

Aineistonhallintasuunnitelma toimii työpaperina ja suuntaviivana hankkeelle sen eri vaiheissa: suunnitelma kuvailee syntyvän datan, huomioi tutkimusetiikan ja tietosuojan, määrittelee roolit, vastuut ja alustat, helpottaa työtä. Suunnitelmasta on helppo hankekumppaneiden tarkistaa hankkeen eri vaiheissa, mitä oli sovittu. Suunnitelma auttaa ennakoimaan riskejä ja valmistelemaan esimerkiksi datan jatkokäyttöä ja avaamista.

Miten aineistonhallintasuunnitelma tehdään?

Aineistonhallintasuunnitelma tehdään Laureassa DMPTuuli-työkalulla. DMPTuuli on Suomen korkeakoulujen käyttämä avoimeen lähdekoodiin perustuva aineistonhallintasuunnitelmatyökalu. Työkalua voi hyödyntää aineistonhallintasuunnitelman tekemisen yhteydessä hankekumppaneiden kanssa.

Aineistonhallintasuunnitelma tallennetaan Repoon hankkeen kansioon. (Polku: valitse projekti - sisältö - dokumentit - aineistonhallinta). Aineistonhallintasuunnitelmaa täydennetään ja muokataan tarvittaessa hankkeen aikana.

DMPTuuli on aineistonhallintatyökalu

DMPTuuli on helppo ottaa käyttöön ja tunnuksen luomisen jälkeen voit käyttää sitä Laurean peruspalvelutunnuksilla.
Toimi seuraavasti:

1. Luo etsin itsellesi tunnus. Tärkeää on, että valitset organisaatioksi itsellesi Laurea University of Applied Sciences, sillä silloin saat Laurean omat pohjat ja ohjeet käyttään.
2. Tunnuksen luomisen jälkeen kirjautuminen palveluun onnistuu HAKA-kirjautumisella.
3. Valitse "Create a new plan". Kirjoita projektin nimi, valitse organisaatioksi Laurea-ammattikorkeakoulu ja anna rahoittajatiedot.

DMPTuulissa on rahoittajien mallipohjia (muun muassa Business Finland, Horizon, Suomen Akatemia, Suomen kulttuurirahasto, THL ja Valtioneuvosto) ja ohjeistuksia aineistonhallintasuunnitelman tekemiseksi. Voit jakaa oman suunnitelman kollegalle tai pyytää Tuulissa kommentteja Laurean datapalveluista. Esimerkkejä aineistonhallintasuunnitelmista löydät täältä.

DMPTuulin käyttöönotosta ja aineistonhallintasuunnitelman laatimisesta kertoo seuraava video.

 

Aineistonhallintasuunnitelman pääteemat

Aineistonhallintasuunnitelmassa on yhteensä kuusi pääkohtaa, jotka täytyy käsitellä omassa suunnitelmassa. DMPTuulin pohjissa pääkohdat ovat yleensä aina samat.

1. Aineiston yleiskuvaus
   1. Aineiston yleiskuvaus: Kerättävä tai olemassa oleva aineisto ja sen ominaisuudet
   2. Aineiston laadun varmistaminen
       
2. Eettiset periaatteet, lainsäädäntö ja henkilötietojen käsittely
   1. Henkilötiedot: kerätäänkö henkilötietoja
   2. Kerätäänkö erityisiä henkilötietoryhmiä?
   3. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät roolit: rekisterinpitäjä ja käsittelijä
   4. Henkilötietojen suojaaminen ja mahdollinen vaikutustenarviointi (DPIA)
   5. Mahdollinen tarve eettiseen ennakkoarvointiin
   6. Tutkittavien informointi tutkimukseen osallistumisesta ja aineiston jatkokäytöstä ja avaamisesta
   7. Tietosuojaseloste
   8. Suostumus osallistua tutkimukseen ja henkilötietojen käsittelyyn
   9. Mitä oikeuksia, lisenssejä ja sopimuksia käyttämääsi, keräämääsi ja käsittelemääsi aineistoon liittyy.
       
3. Aineiston dokumentointi ja metadadata

   1. Miten dokumentoit aineistosi, jotta se on löydettävissä, saavutettavissa, yhteentoimiva ja uudelleen käytettävissä sekä itseäsi että muita varten? Mitä metatietostandardeja, README-tiedostoja ja muuta dokumentaatiota käytät, jotta muut voivat ymmärtää ja käyttää aineistoasi?

4. Tallentaminen, tietoturva ja varmuuskopiointi hankkeen aikana
   1. Minne aineistosi tallennetaan, ja miten se varmuuskopioidaan?
   2. Kuka valvoo pääsyä aineistoon, ja miten suojattua pääsyä aineistoon valvotaan?
       
5. Aineiston avaaminen, julkaiseminen ja arkistointi hankkeen päätyttyä
   1. Mikä osa aineistosta voidaan asettaa avoimesti saataville tai julkaista? Missä ja milloin aineisto tai siihen liittyvät metatiedot asetetaan saataville?
   2. Missä pitkällä aikavälillä arvokas data säilytetään ja kuinka pitkään?
       
6. Aineistonhallintaa koskevat vastuut ja resurssit
   1. Kuka (esim. tehtävä ja rooli) vastaa aineistonhallinnasta?
   2. Mitä resursseja aineistonhallinta edellyttää, jotta voit varmistaa, että aineisto voidaan avata ja säilyttää FAIR-periaatteiden (ks. edellä) mukaan?