Skip to Main Content

Opas hankkeiden aineistonhallintaan

Data hankkeen jälkeen

Mitä datalle tehdään hankkeen päätyttyä?

Laurean Datakatalogiin metadata
Laurean tavoite on, että kaikkien hankkeiden datan perustiedot kirjataan Laurean Datakatalogiin, mistä tieto siirtyy kansalliseen Tiede- ja tutkimus portaaliin. Tämä ei tarkoita, että kaikki data data pitäisi avata vaan vain tieto syntyneestä datasta viedään Datakatalogiin. Lue ohjeet täältä.

Datan loppuunkäsittely ja avaaminen
Hankkeissa syntyy monenlaisia datoja, jotka täytyy käsitellä loppuun. Hankkeen aikaisiin tallennustiloihin ei saa jäädä mitään aineistoa lojumaan, joten kun hanke on päättymässä, päätetään mitä aineistolle tai sen osalle tapahtuu.

Vaihtoehtoina ovat seuraavat:

  1. Data avataan tai avataan osaksi
  2. Data tallennetaan Laurean sisäiselle verkkoasemalle
  3. Anonymisoimaton data tuhotaan, kun sitä ei enää tarvita julkaisuja varten.

Vaihtoehtoja valitessa on huomioitava, että Laurea on sitoutunut edistäämään avointa TKIO-toimintaa ja aineistojen osalta periaate on Euroopan komission ohjeen mukainen: niin avointa kuin mahdollista, niin suljettua kuin tarpeen.

1. Aineiston avaamisen perusteet

Laurean datapolitiikan lähtökohta on: niin avointa kuin mahdollista, niin suljettua kuin välttämätöntä. Tämä tarkoittaa sitä, että data avataan aina, kun se on mahdollista. Data voidaan avata myös osaksi tai embargon avulla, tietyn suoja-ajan jälkeen.

Data voidaan avata, jos

  1. Data ei sisällä henkilötietoja tai se on anonymisoitu
  2. Data ei sisällä yrityssalaisuuksia tai muuten turvaluokitettua aineistoa
  3. Datan avaamisesta ja jatkokäytöstä on informoitu tutkittavia tutkimuksen alussa.
  4. Asiasta on sovittu hankekumppaneiden kanssa.

 

Jos avaat datan dokumentoi data niin, että se on käyttöönotettävissä pitkänkin ajan päästä. Huomaathan, että itse datan lisäksi tarvitaan aineiston luomisen yhteydessä syntynyt materiaali.

 

Tallenna aineiston kanssa samaan hakemistoon teksti- tai pdf-tiedostoina:

  1. dokumentointi datasta esim. README-tiedostona
  2. aineiston kerääjille ja käsittelijöille annetut ohjeet ja muut dokumentit
  3. kirjoituspyynnöt, saatekirjeet
  4. haastattelukysymykset, kyselylomakkeet, haastattelurungot.

Datan dokumentoinnista löytyy lisätietoa täältä aineiston tallennuksen yhteyteen.

2. Data tallennetaan Laurean verkkoasemalle

Aineisto, jota ei ainakaan heti avata, mutta halutaan säilyttää, voidaan säilyttää Laurean omassa data-arkistossa Laurean verkkolevyasemalla. Tällöin tärkeää on tarkastella, mitä tutkittaville on kerrottu henkilötietoja sisältävän datan käsittelystä hankkeen päätyttyä.

Kuinka toimia?

  • Tee hankkeen datan kuvailu Laurean Datakatalogiin ja merkitse siihen, että data sijaisee Laurean sisäisessä datakatalogissa.
  • Merkitse hankkeen vastuuhenkilö, jolta datasta voi jatkossa kysyä, jos sen saa käyttöönsä.
  • Pyydä Laurean helpdeskistä tila, johon data tallennetaan.

Huomaathan, että itse datan lisäksi tarvitaan aineiston luomisen yhteydessä syntynyt materiaali.

 

Tallenna aineiston kanssa samaan hakemistoon teksti- tai pdf-tiedostoina:

  1. dokumentointi datasta esim. README-tiedostona
  2. aineiston kerääjille ja käsittelijöille annetut ohjeet ja muut dokumentit
  3. kirjoituspyynnöt, saatekirjeet
  4. haastattelukysymykset, kyselylomakkeet, haastattelurungot.

Datan dokumentoinnista löytyy lisätietoa täältä aineiston tallennuksen yhteyteen.

Datapalveluita aineiston avaamiseen

Kotimaisia datapalveluja

  • Aila (Tietoarkisto) Linkki avautuu uuteen ikkunaan
    Tietoarkisto on tutkimuksen ja opetuksen valtakunnallinen palveluinfrastruktuuri. Se arkistoi ja välittää sähköisiä tutkimusaineistoja tutkimukseen, opetukseen ja opiskeluun. Kaikki palvelut ovat maksuttomia.Tietoarkistoon tallennetut tutkimusaineistot ovat saatavilla palveluportaali Ailassa. Tietoarkisto ei vastaanota audiovisuaalista aineistoa.
  • IDA - tutkimusaineistojen säilytyspalvelu (CSC) Linkki avautuu uuteen ikkunaan
    Suurta tallennuskapasiteettia vaativille tutkimusprojektien aineistoille tarkoitettu turvallinen ja jatkuva tutkimusdatan säilytyspalvelu. Palvelu on käyttäjilleen maksuton. Palvelun tarjoaa opetus- ja kulttuuriministeriö. IDA-yhteyshenkilö Laureassa Minna Marjamaa.
  • Kielipankki (FIN-CLARIN ja CSC) Linkki avautuu uuteen ikkunaan
    Kielipankki on kieliaineistoja käyttävien tutkijoiden palvelukokonaisuus. Se on erikoistunut audiovisuaalisen aineiston pitkäaikaissäilytykseen ja jatkokäytön hallinnointiin. Kielipankin peruskäyttö on tutkijoille ja opiskelijoille ilmaista.

Ulkomaisia datapalveluja

3. Anonymisoimaton aineisto tuhotaan

Tarpeettomaksi jääneet tiedostot tulee tuhota hankkeen päättyessä. Jos tutkit ihmisiä, joudut määrittelemään jo tutkittavia informoidessasi milloin ja millä tavalla aineisto tuhotaan tutkimuksen päätyttyä. 

Jos tutkimus- tai kehittämisaineisto sisältää henkilötietoja tai muita luottamuksellisia tietoja, nämä tiedot tulee tuhota heti, kun niitä ei enää tarvita, sillä niihin sisältyy tietosuojariski. Esimerkiksi litteroinnin yhteydessä aineisto kannattaa usein heti anonymisoida ja usein tuhota nauhoitteet.

Tuhoa aineisto seuraavissa tapauksissa:

  • Et ole etukäteen informoinut tutkittavia aineiston jatkokäytöstä tai avaamisesta.
  • Henkilötietotietoja sisältävää aineistoa ei tulla anonymisoimaan. Henkilötietoja ei tule säilyttää anonymisoimattomana.
  • Et ole sopinut hankekumppaiden kanssa muuta.
Perusteet datan tuhoamiselle ovat seuraavat:
  • Jos osallistujia ei ole informoitu aineiston jatkokäytöstä tai avaamisesta eikä siitä ole sovittu hankekumppaneiden kanssa, aineistoa ei voi jatkokäyttää eikä avata. Tämä koskee myös esim. suoraan datasta lainausten nostamista yrityksen markkinointimateriaalin tai some-viestintään.
  • Aineisto sisältää henkilötietoja tai muita luottamuksellisia tietoja, esimerkiksi yrityksen tietoja, dataa ei voi säilyttää anonymisoimattomana, jatkokäyttää tai avata.
    • nämä tiedot tulee joko anonymisoida tai tuhota, sillä niihin sisältyy tietosuojariski tai riski yrityksen mainehaitasta.

 

Anonymisointi

Laurea-kirjasto | Saavutettavuusseloste | Laurea Library | Accessibility statement