Avoin kulma: Vuorovaikutussuunnitelma

Laurea

Vuorovaikutussuunnitelma

Tutkimustiedon tarkoitus on vaikuttaa ympäröivään yhteiskuntaan. Tiedon avoimuudella pyritään helpottamaan tutkin tiedon leviämistä ja tasa-arvoista pääsyä tiedon ääreen. Tutkimuksen yhteiskunnallinen vaikuttavuus on myös yksi tutkimusrahoittajien kriteeri hankehauissa.

Hankehauissa tutkimuksen yhteiskunnallista vaikuttavuutta avataan vuorovaikutussuunnitelmassa. Vuorovaikutussuunnitelma eroaa viestintäsuunnitelmasta siten, että viestintäsuunnitelmassa keskitytään siihen, kenelle ja miten hankkeessa tuotettua tietoa tulee jakaa, kun taas vuorovaikutussuunnitelmassa pohditaan tämän lisäksi sitä, ketä hankkeessa tulisi kuulla, keiden kanssa tulisi tehdä yhteistyötä ja miten eri tahojen kanssa hankkeessa ollaan vuorovaikutuksessa. Viestintä on osa vuorovaikutusta, mutta vuorovaikutus on kokonaisuutena viestintää laajempi.

Tällä sivulla tarkastellaan tutkimuksen vaikuttavuutta erityisesti vuorovaikutussuunnitelman näkökulmasta.  Sivulla esitetyt ajatukset ja vinkit ovat silti hyödyllisiä kenelle tahansa, joka pohtii, miten voisi tehdä asiantuntijatietonsa näkyväksi ja vaikuttaa tällä tavoin ympäröivään yhteiskuntaan.

Kenelle, miksi ja miten?

Vuorovaikutussuunnitelmasta tulisi selvitä:

  • Minkä tahojen kanssa hankkeessa ollaan vuorovaikutuksessa?
  • Mitä vuorovaikutuksella näiden tahojen kanssa tavoitellaan?
  • Miten vuorovaikutus toteutetaan?
  • Kuka tekee ja millä resursseilla?

On hyvä määritellä tahot mahdollisimman selkeästi. Esimerkiksi ”päättäjät” ovat vielä varsin laaja joukko, mutta esimerkiksi tietyn viraston tietty osasto on jo huomattavasti tarkempi. Vuorovaikutussuunnitelmassa voi nimetä jopa yksittäisiä tahoja.

Kenen tulisi tietää tutkimuksestasi, ketä tutkimuksessa tulisi kuulla ja miksi? Mihin vuorovaikutuksella pyritään? Mitä hanke ja sidosryhmät hyöytävät vuorovaikutuksesta? Vuorovaikutus vaatii resursseja, joten on olennaista sanoittaa miten se hyödyttää hanketta ja osallistuvia sidosryhmiä.

Vuorovaikutusta on monenlaista. On workshoppeja, seminaareja/webinaareja, kuulemisia, somevaikuttamista, erityyppisiä julkaisuja, konferenssiesitelmiä jne. Vuorovaikutuksen tavat tulisi aina suunnitella siten, että ne vastaavat tavoitteita. Esimerkiksi haluat kuulla eri tahoja edustavien sidosryhmien näkökulmia, on tehokkaampaa järjestää workshop kuin kirjoittaa blogi. Kaskas median vinkkejä vuorovaikutuksen keinojen pohtimiseen.

Hahmottele työnjakoa vuorovaikutussuunnitelmassa. Isommissa hankkeissa voidaan nimetä vuorovaikutuskoordinaattori ja/tai hyödyntää viestintätoimiston palveluja. Tällöinkin kaikkien aikaa tulee varata vuorovaikutukseen, sillä vuorovaikutus ei ole sisällöistä irrallista.

Taloudellinen resursointi

Vuorovaikutus vaatii sekä ajallisia että taloudellisia resursseja. Mitä tarkempi vuorovaikutussuunnitelma on, sitä helpompi näitä on arvioida. Yksi nyrkkisääntä on varata n. 10% hankkeen budjetista vuorovaikutukseen.

Mahdollisia vuorovaikutuksen kuluja ovat esimerkiksi:

  • julkaisukustannukset
  • seminaarien yms. järjestämisen kustannukset
  • konferenssien osallistumismaksut
  • asiantuntijoiden palkkiot (esim. seminaaripuhujien, kouluttajien).
  • ulkoisilta tahoilta ostetut palvelut (esim. grafiikat yms.)
  • nettisivujen kustannukset
  • viestintätoimiston palkkiot

Vuorovaikutuksen tasot

Vuorovaikutus nelikenttänä vaikuttavuuden ja kiinnostuksen mukaan. Tasot: Yhteistyö: tiivistä ja jatkuvaa. Esim. työpajoja, yhteiskehittämistä, säännöllisiä keskusteluja. Osallistaminen: säännöllistä, mutta vaatii vähemmän sidosryhmien aikaa kuin yhteistyö. Esim. työpajoja, koulutusohjelma tai ohjausryhmätyötä. Konsultointi: pistemäistä yhteistyötä. Esim. kahdenkeskisiä keskusteluja, asiantuntija-alustuksia hankkeelle. Informointi: yksisuuntaista viestintää. Julkaisut, seminaarit jne.

Lähde: Biodiversa Stakeholder Engagement Book (2014). Käännösten apuna käytetty Kaskas median dioja vuorovaikutussuunnitelman tekemisestä (Ruuska, 2016).

Vuorovaikutuksen aikataulutus

Huomioi vuorovaikutussuunnitelmassa hankkeen koko elinkaari

  • Hankkeen käynnistyessä: hankkeeseen voivat ottaa yhteyttä vain ne, jotka tietävät sen olemassaolosta. Tiedota uudesta hankkeesta esim. kevyen julkaisun ja someviestinnän kautta.
  • Hankkeen aikana: mieti eri sidosryhmiä ja missä vaiheessa vuorovaikutus eri tahojen kanssa on tarkoituksenmukaista hankeen kannalta. Julkaise hankkeen välietapeista erilaisissa kanavissa ja hyödynnä olemassa olevia verkostoja esim. tarjoutumalla hankkeen nimissä puhujaksi erilaisiin tapahtumiin/seminaareihin.  
  • Hankkeen loputtua: hankkeen loppuraportti saavuttaa usein uusia yleisöjä. Mieti etukäteen, minne mahdolliset yhteydenotot voidaan hankkeen päätyttyä ohjata. Minne hankkeen materiaalit tallennetaan? Kauanko hankkeen nettisivuja ylläpidetään? Mitä tapahtuu hankkeen tuottamalle tiedolle hankkeen päätyttyä?

Kaskas median muistilista vuorovaikutsusuunnitelman tueksi

Tavoitteet – Miten viestintä ja vuorovaikutus tukevat tutkimusta, sen tavoitteita tai vaikuttavuutta?

  • Sidosryhmät – Kenen täytyisi kuulla tutkimuksestasi ja miksi? Entä keitä sinun tulisi kuunnella?
  • Ydinviestit – Mitä haluat kertoa tutkimuksestasi eri sidosryhmille? Eri yleisöt ovat kiinnostuneita projektistasi eri syistä.
  • Kanavat – Millaisia kanavia sidosryhmäsi seuraavat? Mitä kautta tavoitat heidät tehokkaimmin? (Muista: voit aina kysyä heiltä!)
  • Aikataulu – Milloin viestit? Milloin vuorovaikutat? Voit sitoa aikataulun joko tutkimuksen edistymiseen tai erilaisiin tapahtumiin.
  • Vastuut – Kuka on vastuussa eri viestinnän ja vuorovaikutuksen toimenpiteistä?

Ruuska, 2018. Lue koko blogi.

Nettipresenssi

Internet on kiistatta tärkeä viestinnän ja vuorovaikutuksen kanava. Hankkeessa kannattaa miettiä, miten hankkeen näkyvyyttä netissä tuetaan.

Nettisivut: hankkeen omat nettisivut ovat perinteinen, mutta suhteellisen kallis internetpresenssin keino.  Uusien nettisivujen löytäminen vie kuitenkin aikansa. Etenkin lyhyempien hankkeiden kohdalla kannattaa miettiä tarvitseeko hanke omia nettisivuja, mikä niiden tarkoitus olisi ja miten ne löydettäisiin.

Some: hankkeelle voi perustaa oman some-tilin. Somessa verkostojen rakentaminen vie kuitenkin aikaa ja kanavien päivitys loppuu hankkeen päättyessä. Etenkin lyhyemmissä hankkeissa kannattaakin harkita hankkeen oman some-tilin sijasta harkita hankkeessa mukana olevien toimijoiden some-tilien hyödyntämistä.

Keskusteluihin osallistuminen: maailma ei pyöri hankkeesi ympärillä. Kohderyhmien tavoittamiseksi onkin hyvä astua ulos omista ympyröistä ja tuoda hankkeessa tuotua tietoa ja hanketta esiin aiheen ympärille perustetuissa/hankkeen sidosryhmien some-ryhmissä.

Laurea-kirjasto | Saavutettavuusseloste | Laurea Library | Accessibility statement