Aineistojen tallentaminen ja organisointi
Hankkeessa kerätyn aineiston hyvät tallennus- ja dokumentointikäytännöt
- auttavat välttämään virheitä ja sekaannuksia sekä helpottavat aineiston jakamista eri toimijoiden kesken
- varmistavat, että aineistot ovat löydettävissä ja käytettävissä tarvittaessa vielä hankkeen jälkeenkin
Tietoturvan varmistaminen on oleellinen osa tallentamista. Tietoturvan varmistaminen edellyttää muun muassa organisaation tietoturvaohjeistuksen noudattamista ja erilaisia teknisiä toimenpiteitä, joilla varmistetaan tiedon luottamuksellisuus.
Tällä sivultä löydät tietoa tiedostojen hallintaan sekä aineistojen tallentamiseen ja tietoturvaan liittyvistä asioista.
Tiedostojen tallentaminen ja tietoturva
Tiedostojen tallennuspaikan valintaan vaikuttavat mm. hankkeen toimijoiden yhteistyötarpeet, tiedostojen koko ja luonne.
| Laurean verkkolevyasema | Oma verkkolevyasema (K-asema) | Turvallinen säilytyspaikka ja sen sisältö varmuuskopioidaan säännöllisesti. |
| Pilvipalvelut | Esim. Office 365 ja Google Drive, mahdollistavat aineistojen tallentamisen yli organisaatiorajojen ja helpottavat täten aineistojen yhteiskäyttöä. |
Pilvipalveluihin ei tule laittaa esimerkiksi opintosuorituksia, opiskelijoiden arviointeja, tutkimussuunnitelmia, henkilötietoja, liike- tai ammattisalaisuuksia arkistointi- tai säilyttämisvelvollisuuden alaiset aineistoja tai muita aineistoja, joihin liittyy tietoturvariski. Korkeakoulujen yhteinen arviointiryhmä on koonnut arviointisivuston, jossa on arvioitu eri pilvipalveluiden tietoturvan tasoa ja palvelun soveltuvuutta käytettäväksi organisaation toiminnassa. Arviointisivuston osoite: pilviohje.eduuni.fi |
| Kansalliset palvelut |
IDA - tutkimusdatan säilytyspalvelu Soveltuu hankkeen aikaiseen datan tallettamiseen ja datan jakamiseen käyttäjien kesken. Myös valmis data voidaan säilyttää IDAssa muuttumattomassa tilassa. Eduunin asiakkaita voivat olla koulutuksen, tieteen ja kulttuurin kohdealueella toimivat organisaatiot tai verkostot.
ePouta - CSC:n palvelu sensitiivisen datan käsittelyyn
|
Ei sovellu arkaluontoisia henkilötietoja tai biometrisiä tunnisteita sisältävälle datalle eikä myöskään raskaassa käytössä olevalle laskentadatalle tai jatkuvasti muuttuvalle datalle. IDAn käyttöoikeuksia myöntävät korkeakoulujen IDA-yhteyshenkilöt. Laurean IDAn yhdyshenkilö on Minna Marjamaa.
Sähköisen työskentelyn ja verkostoitumisen palveluympäristö, joka mahdollistaa joustavan ja turvallisen yhteistyön yli organisaatio- ja ekosysteemirajojen. Maksullinen.
Laurealla käytössä sensitiivisen datan jakoon ja käsittelyyn. Jos tarvitset palvelun käyttöön, ota yhteyttä: datamanagement@laurea.fi
|
Tietoturva
- Tietoturvasta huolehtiminen on tärkeää aina, mutta erityisen tärkeää se on silloin, kun on kyse arkaluontoisesta aineistosta.
- Tietoturvan varmistamiseen kuuluu aineiston tuhoutumisen, vahingoittumisen ja muuttumisen tai varastamisen estäminen sekä pääsy- ja käyttöoikeuksien hallinta.
- Myös varmuuskopiointi on osa tietoturvaa.
Tiedostojen hallinta
| Tiedostojen organisointi ja nimeäminen |
|
Systemaattiset aineistojen organisointi ja dokumentointi helpottavat hankkeen aineistojen löytymistä ja käyttöä hankkeen aikana ja luovat edellytykset myös aineistojen mahdolliselle jatkohyödyntämiselle. |
| Tiedostomuodon (tiedostoformaatin) valinta |
|
Yleisiä tiedostoformaatteja, joita useimmat eri ohjelmistot tukevat: Teksti: Kuva: jpeg, tiff Video: MPEG-4 (.mp4) Ääni: FLAC Lisätietoja: Tietoarkisto: AIneistonhallinnan käsikirja: tiedostoformaatit ja ohjelmistot |
| Dokumentointi |
Aineiston hyvällä dokumentointilla varmistetaan aineiston ymmärrettävyys. Dokumentointavia asioita ovat mm.
|
Datan yhteyteen on hyvä tehdä erillinen readme.txt-tiedosto, jossa kokonaisuus ja dokumentointi on kuvailtu.
|
